Politique de confidentialité

Politique en matière de collecte, d’utilisation et de communication des renseignements personnels

En fournissant à Matériaux Morin vos renseignements personnels, vous consentez à ce que Matériaux Morin et/ou ses agents partagent, recueillent, utilisent et communiquent vos renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité (« Énoncé de politique »). Si vous n’acceptez pas ces conditions, nous vous demandons de ne pas fournir de renseignements personnels à Matériaux Morin. Malheureusement, certains services ne peuvent être offerts que si vous fournissez les renseignements personnels exigés. Par conséquent, si vous ne consentez pas à fournir vos renseignements personnels, il est possible que Matériaux Morin ne puisse pas vous offrir ces services.

Objectif et portée de la politique

Matériaux Morin s’est engagée à protéger vos renseignements personnels et a rédigé cet Énoncé de politique afin de vous informer de la façon dont elle partage, recueille, utilise et communique vos renseignements personnels.

Le présent Énoncé de politique régit les renseignements personnels recueillis auprès ou au sujet de personnes qui peuvent être ou non des clients de Matériaux Morin, ainsi que de tiers avec lesquels Matériaux Morin travaille et qui pourraient lui fournir des renseignements personnels. Cette politique ne comprend pas les coordonnées d’affaires ni les données cumulatives à partir desquelles il n’est pas possible de déterminer l’identité d’une personne. Nous conservons le droit d’utiliser des données cumulatives de quelque façon que nous jugeons appropriée.

Si vous avez des questions au sujet : (i) de l’accès à vos renseignements personnels; (ii) de notre collecte, utilisation, gestion ou communication de vos renseignements personnels; ou (iii) du présent Énoncé de politique, veuillez communiquer avec Julie Carisse au 613-224-9980 (agente de la protection de la vie privée).

Que sont les renseignements personnels?

Les renseignements personnels désignent tout renseignement, quel que soit sa forme et son support, concernant une personne identifiable ou une personne dont l’identité peut être déduite ou déterminée à partir de ce renseignement. Toutefois, les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées d’affaires comme le nom, le titre de poste, l’adresse d’affaires, les numéros de téléphone d’affaires, le numéro de télécopieur d’affaires et l’adresse électronique d’affaires.

Quels types de renseignements recueillons-nous?

Coordonnées. Nous pouvons recueillir le nom de nos clients, ainsi que l’historique de leurs achats, leurs adresses de facturation et d’expédition, leurs numéros de téléphone, leurs adresses électroniques et autres coordonnées numériques. Nous pouvons également collecter les renseignements que vous nous fournissez au sujet d’autres personnes.
Informations sur les paiements. Quand vous effectuez un paiement, nous recueillons les informations connexes, y compris les renseignements concernant votre carte de crédit, votre carte de débit, votre chèque et toute autre information d’authentification comme une signature.
Tous les renseignements associés à un compte ou de demande de crédit quelconque chez Matériaux Morin.

Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous partageons, recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels fournis dans les buts suivants :

établir des comptes de crédit pour des clients et évaluer et mettre à jour des comptes de crédit de façon continue;
traiter les commandes;
fournir des produits et des services aux clients;
mener des campagnes de marketing;
percevoir des montants dus par des clients;
gérer notre relation avec les clients;
répondre aux questions et aux demandes de renseignements;
respecter toute exigence juridique ou réglementaire, notamment à des fins de comptabilité et de vérification;
tout autre objectif compatible avec les fins susmentionnées.

Notre utilisation des renseignements personnels se limite à ces fins. Sauf si la loi en dispose autrement, aucun renseignement personnel n’est recueilli, utilisé ou communiqué sans avoir obtenu au préalable le consentement de la personne concernée. La méthode d’obtention du consentement peut varier selon les circonstances et la nature délicate de l’information. Le consentement peut être verbal ou écrit, explicite ou implicite.

Dans la mesure du possible, les renseignements personnels sont recueillis directement de la personne concernée. Matériaux Morin peut toutefois collecter et utiliser des renseignements personnels d’autres sources, notamment les références que vous avez fournies, les agences d’évaluation du crédit et d’autres groupes ou entreprises où il est nécessaire de recueillir des renseignements aux fins décrites plus haut.

À qui vos renseignements personnels peuvent-ils être communiqués?

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des organisations ou des personnes qui exécutent des services en notre nom. Par l’entremise de contrats ou d’autres ententes, nous veillons à ce que nos agents, entrepreneurs ou fournisseurs de services tiers qui peuvent recevoir des renseignements personnels dans le cadre de la prestation de services à Matériaux Morin, ou tout autre successeur d’une partie ou de la totalité de votre entreprise, conviennent de conserver et d’utiliser cette information uniquement aux fins indiquées par Matériaux Morin.

Si vous faite une demande de crédit à Matériaux Morin, tous les renseignements personnels que vous fournirez pourraient être communiqués à des agences d’évaluation du crédit, des bureaux de crédit ou toute personne ou société avec laquelle vous entretenez ou songez à entretenir des relations financières.

Veuillez noter que dans certaines circonstances, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels peut être justifiée ou autorisée, ou exigée sans l’obtention de consentement, notamment :

tel qu’exigé ou autorisé par la loi ou par l’ordonnance ou l’exigence d’un tribunal, d’un organisme administratif ou d’un autre tribunal gouvernemental;
lorsque nous croyons, pour des motifs raisonnables, qu’il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable;
lorsque cela est nécessaire pour établir ou recouvrer les montants dus à Matériaux Morin;
lorsqu’il est nécessaire de nous permettre d’exercer les recours disponibles ou de limiter les dommages-intérêts que Matériaux Morin pourrait subir;
lorsque l’information divulguée ou utilisée relève du domaine public.

Lorsque nous sommes obligés ou autorisés à communiquer de l’information sans consentement, nous ne divulguons que le strict nécessaire.

Exactitude de vos renseignements personnels

Matériaux Morin s’efforce de s’assurer que tous les renseignements personnels qui lui sont soumis et qui se trouvent en sa possession sont assez exacts, actuels et complets pour leur utilisation prévue. Matériaux Morin se fie à ses clients pour assurer l’exactitude, l’exhaustivité et la tenue à jour de leurs renseignements personnels. Si Matériaux Morin découvre que des renseignements personnels sont inexacts, incomplets ou périmés, elle révisera lesdits renseignements et, si cela s’avère nécessaire, fera de son mieux pour aviser les tierces parties qui ont reçu des renseignements inexacts afin que celles-ci puissent également corriger leurs dossiers. Si vous souhaitez mettre à jour ou corriger vos renseignements personnels dans vos dossiers, veuillez communiquer avec l’agente de la protection de la vie privée mentionnée plus haut.

Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Matériaux Morin ne conserve les renseignements personnels qu’aussi longtemps qu’il est nécessaire pour satisfaire aux besoins pour lesquels ils ont été recueillis, ou que la loi l’exige. La période pendant laquelle Matériaux Morin conserve les renseignements personnels varie en fonction du produit ou du service, ainsi que de la nature de l’information. Cette période peut dépasser la fin de votre relation avec Matériaux Morin, mais les renseignements ne seront conservés qu’aussi longtemps qu’il est nécessaire pour que Matériaux Morin possède suffisamment d’information pour répondre à toute question qui pourrait survenir plus tard. Lorsque Matériaux Morin n’a plus besoin des renseignements personnels, ceux-ci sont détruits, supprimés, effacés et transformés de manière à préserver l’anonymat.

Comment protégeons-nous les renseignements personnels?

Matériaux Morin s’efforce d’assurer la sécurité physique, technique et administrative de ses bureaux et de ses installations de stockage d’information afin d’éviter toute perte, tout usage abusif ou accès non autorisé, ainsi que toute divulgation ou modification des renseignements personnels.

Nous protégeons également les renseignements personnels en restreignant l’accès à ces renseignements aux employés qui, de l’avis de la direction de Matériaux Morin, doivent les connaître pour que Matériaux Morin puisse fournir ses services.

Si un employé fait un mauvais usage de renseignements personnels, cela sera considéré comme une faute grave et des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la cessation d’emploi seront prises. Si une personne ou un organisme fait un mauvais usage de renseignements personnels qui lui ont été transmis afin de fournir des services à Matériaux Morin ou en son nom, cela sera également considéré comme une faute grave et des mesures pouvant aller jusqu’à la résiliation de toute entente entre Matériaux Morin et ladite personne ou ledit organisme seront prises. Toutes les conséquences de telles mesures sont à l’entière discrétion de Matériaux Morin.

Accès à vos renseignements personnels

Matériaux Morin autorise un droit d’accès et de révision raisonnable des renseignements personnels qu’elle détient au sujet d’une personne afin de s’assurer que ces renseignements sont exacts.

Si une personne croit que certains de ses renseignements personnels sont inexacts, elle peut demander qu’ils soient mis à jour en envoyant une demande à l’agente de la protection de la vie privée. Nous nous réservons le droit de ne pas modifier des renseignements personnels, mais nous fournirons en pièce jointe tout texte supplémentaire jugé approprié par la personne concernée.

Il peut arriver que Matériaux Morin ne soit pas en mesure de satisfaire à votre demande. Matériaux Morin se réserve le droit de refuser l’accès aux renseignements personnels dans certaines situations, notamment lorsque les renseignements demandés :

pourraient entraîner la divulgation (i) de renseignements personnels, y compris d’opinions, concernant une autre personne ou quelqu’un qui est décédé; ou (ii) de secrets commerciaux ou d’autres informations commerciales confidentielles qui pourraient nuire à Matériaux Morin ou à la position concurrentielle d’un tiers, ou à des négociations contractuelles ou autres de Matériaux Morin ou d’un tiers;
sont assujettis au secret professionnel ou au privilège relatif au litige;
ne sont pas facilement accessibles et nécessiteraient un travail ou un coût disproportionné par rapport à la nature ou à la valeur de l’information;
n’existent pas, ne sont pas détenus ou ne peuvent pas être trouvés;
pourraient raisonnablement entraîner (i) des dommages graves au traitement ou au rétablissement de la personne concernée; (ii) des dommages moraux graves à la personne ou à quelqu’un d’autre; ou (iii) des lésions corporelles graves à une autre personne;
pourraient empêcher l’application de la loi et d’autres activités d’enquête ou de réglementation mises en œuvre par un organisme habilité à le faire par la loi, ou y nuire;
font l’objet d’autres motifs en vertu des lois applicables.

Lorsque des renseignements ne sont pas ou ne peuvent pas être divulgués, la personne qui a présenté la demande sera avisée des raisons de la non-divulgation. Lorsque les renseignements seront communiqués, nous tâcherons de les fournir dans un délai raisonnable, et au plus tard 30 jours après avoir reçu la demande.

Matériaux Morin ne répondra pas aux demandes d’accès répétitives ou vexatoires. Afin de déterminer si une demande est répétitive ou vexatoire, Matériaux Morin tiendra compte de facteurs comme la fréquence à laquelle les renseignements sont mis à jour, les fins auxquelles servent les renseignements et la nature des renseignements.

Pour se protéger contre les demandes d’accès frauduleuses, Matériaux Morin exigera suffisamment d’information pour lui permettre de confirmer l’identité de la personne qui présente la demande avant de lui donner accès aux renseignements et le droit de corriger ceux-ci.

Modification de nos pratiques et de la présente politique

Le présent Énoncé de politique est en vigueur depuis le 14 janvier 2004 et a été révisé le 29 avril 2021. Nous examinerons et réviserons de temps à autre nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels et cet Énoncé de politique. En cas de changement important, un avis approprié sera envoyé aux clients et à d’autres personnes. Les modifications à la politique s’appliqueront aux renseignements recueillis à partir de la date de révision de l’Énoncé de politique, ainsi qu’à tout renseignement détenu par Matériaux Morin.